1. DEFINISI KOMUNIKASI
1.1. Berpandukan kepada Kamus Oxford :-
PROSES PENYAMPAIAN, pertukaran maklumat dan idea.
1.2. Buku Kemahiran Berkomunikasi (Communicative Skill) :-
SATU PROSES YANG MEMPUNYAI TIGA KOMPONEN ASAS :-
I. KOMUNIKATOR (ORANG YANG MENYAMPAIKAN
MAKLUMAT)
II. MESEJ / MAKLUMAT
III. PENERIMA MAKLUMAT.
1.3. Satu proses menghantar dan menerima maklumat, kenyataan idea, pendapat atau
tindakan oleh dua orang atau lebih.
1.4. Satu proses interaksi yang bermakna antara manusia dalam sesuatu organisasi, menghasilkan makna diterima dan difahami di kalangan mereka yang terlibat. 2. OBJEKTIF UTAMA KOMUNIKASI
2.1. Mendapatkan kesefahaman di antara seseorang dan juga memupuk ke percayaan di dalam organisasi.
2.2. Saluran penghantar mesej dari seseorang kepada seseorang yang lain.
2.3. Pertukaran fikiran daripada pemikir kepada seseorang yang lain.
2.4. Pertukaran fikiran atau mesej bagi tujuan mencapai kesefahaman didalam perhubungan manusia.
2.5. Pertukaran bahan-bahan fikiran, pendapat, emosi oleh dua orang atau lebih.
2.6. Perhubungan melalui perkataan, surat atau simbol oleh organisasi kepada pekerja-pekerja bagi mencapai tujuan kesefahaman sesama pekerja.
3. ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI
3.1. Punca
3.1.1. Orang yang mula-mula menyampaikan maklumat (penyampai).Dalam perbualan dua hala, kedua-dua orang akan bertindak seba gai punca maklumat.
3.1.2. Ciri-ciri yang boleh menpengaruhi kredibiliti punca ialah :-
KEBOLEHAN, GAYA TARIKAN, STATUS DAN KUASA.
3.2. Mesej
3.2.1. Maksud yang hendak disampaikan
3.2.2. Mengandungi buah fikiran atau perasaan yang hendak dihantar dan diterima.
3.2.3. Mestilah tepat, logik dan hendaklah elakkan perkataan-perkataan yang berbunga.
3.3. Saluran
3.3.1. Kaedah/cara yang digunakan untuk menghantar mesej. Contoh saluran ialah akhbar, filem, radio, tv dan lain-lain.
3.3.2. Saluran utama dalam komunikasi manusia mengandungi bunyi
3.3.3. Saluran boleh dibahagikan kepada 2 jenis :-
i. Lisan
ii. Tanpa Lisan
3.4. Penerima
3.4.1. Orang yang menerima sesuatu mesej.
3.5. Maklumbalas
3.5.1. Apabila berlaku sahaja komunikasi 2 hala, maka terujudlah mak lumbalas.
3.6. Gangguan
3.6.1. Gangguan dalam proses komunikasi boleh berlaku di peringkat punca. mesej, saluran dan penerima.
4. PROSES KOMUNIKASI
4.1. Penghantar
Orang yang menilaikan tentang rancangan dan berkehendakkan penyam pai yang ia tahu dan mahir. Mempunyai sikap dan dapat menilai apa yang hendak dihantar dan mempunyai kepercayaan kepada penerima.
- sumber daripada mesej yang mempunyai maklumat dan keinginan untuk berkomunikasi dan ada sebab-sebabnya.
4.2. Pengkodan
Satu proses penterjemahan atau memindahkan maklumat ke dalam me sej dengan menggunakan simbol.
4.3. Simbol
Verbal atau non-verbal. Tulisan, penglihatan, geraklaku badan. Simbol yang digunakan mestilah mempunyai makna yang sama bagi pengirim dan penerima.
- simbol yang digunakan mestilah mempunyai makna yang sama dengan penerima.
- simbol juga berbentuk verbal dan bentuk tulisan, lisan, sorak la wan dan sebagainya.
4.4. Mesej
Sesuatu yang berbentuk fizikal yang mana maklumat yang hendak diko munikasikan di inkodkan ke dalam mesej form melalui saluran.
4.5. Saluran
Cara bagaimana mesej atau yang telah di inkodkan itu dikirim/hantar (transmitted) dan diterima oleh penerima. Saluran terdapat dalam ber bagai bentuk.
i. Pendengaran
ii. Penglihatan
iii. Cara bercakap
iv. Sentuhan
v. Cara badan
4.6. Kod
Satu proses dimana penerima mengubah mesej yang diterima untuk di jadikan maklumat yang bermakna baginya.
4.7. Penerima
Merupakan orang terakhir, mesej yang telah dihantar dan telah diterima oleh seseorang atau kumpulan yang ramai. Komunikasi akan berlaku setelah mesej sampai kepada penerima dan memahaminya.
5. JENIS-JENIS KOMUNIKASI
5.1. Komunikasi Intrapersonal
Berlaku secara perseorangan, umpamanya seseorang bercakap dalam dirinya sendiri, berkata-kata seorang diri, sedang memikirkan sesuatu, mimpi dan lain-lain. Ia juga berbentuk dalaman dan bukan untuk kha layak ramai atau orang lain.
5.2. Komunikasi Interpersonal
Berlaku diantara dua orang atau lebih. Umpamanya berbual-bual, ber cakap melalui telefon, menghadiri temuduga dan lain-lain. Boleh juga berlaku samada secara lisan atau bukan lisan.
5.3. Komunikasi Kumpulan Kecil
Biasanya berlaku di dalam satu kumpulan kecil terdiri dari tiga orang atau lebih. Contohnya di dalam bilik kuliah, kumpulan diskusi, mesyuarat dan lain-lain.
5.4. Komunikasi Massa
Melalui komunikasi ini, mesej hanya akan disampaikan kepada orang- orang yang tertentu sahaja. Kesan terhadapmesej berlaku secara tidak langsung atau maklumbalas akan lambat diketahui (tidak secara spon tan). Maklumbalas bentuk ini seperti surat kepada editor sesebuah ak hbar, majalah atau panggilan telefon, pembatalan sesuatu tempahan, pengundian pendapat, radio, tv, iklan dan lain-lain.
6. JENIS-JENIS KOMUNIKASI NON-VERBAL
I. KENISICS II. ARTIFACTS
III. PROXEMITY IV. CHRONEMICS
V. PARA LANGUAGE
6.1. KENISICS - Bahasa Pergerakan Badan
· Air muka - main mata, mimik muka, kerutkan dahi, menguap
· Gaya posisi badan - peluk tubuh, angkat bahu, cekak pinggang,
silang kaki.
· Gerak isyarat - angguk kepala, tunjuk jari, genggam penumbuk.
· Sentuhan tubuh - berkucupan, berpelukan, menyentuh bahu,
pegang telinga.
6.2. ARTIFACTS - Bahasa Kebendaan
· Pakaian dan penampilan peribadi
· Perhiasan rumah dan pejabat
· Pemilihan sahabat
· Ahli kelab eksklusif
- Ini akan menunjukkan posisi dan status.
6.3. PROXEMICS - Bahasa Ruangan
· Proxemity
- Jarak atau ruang antara manusia
· Orientation
- Dimana seseorang itu meletakkan dirinya atau mengambil tempat di khalayak ramai.
6.4. CHRONEMICS - Bahasa Penggunaan Masa
· Jangkamasa yang digunakan untuk berkomunikasi
·
Pengaturan berkomunikasi · Kekerapan berkomunikasi
6.5. PARALANGUAGE - Penggunaan Suara
· Kualiti Suara (nada).
· Suara Penerang
- Kekuatan/perlahan/lejuan suara akan mengambarkan
keriangan/kemarahan, ketakutan dan sebagainya.
· Suara Ketaksekatan
- Keseringan berhenti, menyebut “aah, ooo, ha. ha..”
nampak mengigil/mengeletar, akan menunjukkan
ketidakpastian/kekeliruan/keraguan dan sebagainya.
· Suara Biasa (seperti menangis, ketap gigi)
- Menunjukkan emosi seseorang.
7. CARA BERKOMUNIKASI
Komunikasi boleh berlaku secara :-
- Rasmi / tidak rasmi
- Formal / tidak formal melalui :-
7.1. Lisan (Verbal) - samada dalam bentuk tulisan atau pertuturan.
7.1.1. Pertuturan - apa yang dituturkan dari mulut dan lain seperti pita rakaman
7.1.2. Tulisan - apa jenis tulisan yang boleh dibaca dan memberi makna tertentu termasuk tulisan kod
7.2. Bukan Lisan (Non-Verbal) - tanpa pertuturan iaitu dengan meng gunakan isyarat, simbol dan tingkah laku.
7.2.1. Isyarat
Isyarat anggota badan dan lain-lain seperti lampu trafik (merah, hijau dan kuning) dan lain-lain.
7.2.2. Kelakuan
Kelakuan seseorang dapat memberi maksud yang seseorang itu pemalu, rajin, penakut dan lain-lain.
7.2.3. Tindakan
Tindakan seseorang terhadap sesuatu perkara dapat memberi maksud iaitu suka, marah, lembab, kurang pengetahuan dan lain- lain.
7.2.4. Sikap
Sikap seseorang tidak dapat diketahui dengan nyata. Sikap dapat digambarkan oleh kelakuan dan tindakan seseorang, namun demikian dari tindakan dan kelakuan seseorang itu dalam keadaan biasa dapat diketahui sikapnya.
Contoh :-
i. Pergerakan tubuh badan dengan menggunakan tangan, jari dan kepala.
ii. Sentuhan dapat menyampaikan mesej seperti suka, sayang, pujian dan benci.
iii. Bentuk rupa muka dapat memberi banyak makna.
iv. Suara / vokal boleh menentukan asal-usul seseorang.
v. Penggunaan objek seperti pakaian, bau-bauan dan lain-lain objek akan memberi makna tertentu.
vi. Orang yang berbohong akan cuba mengelak dari bertentang mata.
8. TUJUAN KOMUNIKASI DAN PENGGUNAANNYA.
8.1. Mengadakan perhubungan antara pemimpin, pengurus dan sub-ordinate supaya matlamat-matlamat kumpulan boleh tercapai.
8.2. Membuat rancangan-rancangan untuk disampaikan kepada pihak-pihak lain untuk dilaksanakan.
8.3. Pengorganisasi memerlukan komunikasi dilakukan dengan orang-orang lain mengenai penugasan kerja mereka.
8.4. Memilih, melatih dan memajukan serta menilaikan prestasi pekerja dalam organisasi.
8.5. Memimpin, mengarah dan memajukan serta menilaikan prestasi pekerja dalam organisasi.
8.6. Pengawalan dapat dilaksanakan.
9. 9 RUKUN KOMUNIKASI YANG BAIK
9.1. Berusaha menjelaskan idea sebelum berkomunikasi.
9.2. Menanti tujuan sebenar.
9.3. Memikirkan latarbelakang fizikal dan manusia keseluruhannya setiap kali anda berkomunikasi.
9.4. Berunding dengan orang lain, dimana perlu dalam merancang komuni kasi.
9.5. Beringat-ingat semasa anda berkomunikasi tentang ketinggian nada dan juga kandungan asas mesej anda.
9.6. Susuli komunikasi anda.
9.7. Berkomunikasi untuk esok dan juga hari ini.
9.8. Pastikan yang tindakan anda menyokong komunikasi anda.
9.9. Mencuba bukan sahaja untuk difahami tetapi juga memahami dan men jadi pendengar yang baik.
10. 16 PANDUAN BAGI PENDENGAR UNTUK MENDENGAR
10.1. Berhenti bercakap.- Satu perkara yang mustahil untuk bercakap dan mendengar dalam satu masa.
10.2. Dengar untuk mendapat idea penting.
10.3. Peka kepada perkara-perkara yang membuat fikiran anda me layang.
10.4. Elakkan gangguan.
10.5. Ambil nota.
10.6. Bersabar, biar orang lain bercerita dahulu.
10.7. Cuba fahami, dengar buah fikiran orang lain.
10.8. Bersabar memberi keputusan.
10.9. Bertindak kepada mesej. Bukan orang yang menghantar.
10.10. Menghargai emosi orang yang bercakap.
10.11. Gunakan maklum balas untuk kefahaman anda.
10.12. Bertenang dan letakkan penghantar dalam keadaan selesa.
10.13. Beri perhatian penuh.
10.14. Menjadikan keadaan persekitaran positif untuk pendengaran.
10.15. Tanya soalan.
10.16. Mendorongkan diri untuk mendengar.
11. PEMBAHAGIAN KOMUNIKASI
11.1. Dari atas ke bawah.
Dalam situasi ini, seseorang ketua menyampaikan arahan, peraturan, jadual penugasan dan lain-lain kepada orang bawahannya.
11.2. Dari bawah ke atas.
Komunikasi diantara orang orang bawahan dengan ketuanya.
11.3. Mendatar
Komunikasi yang berlaku diantara kumpulan yang sama.
11.4. Komunikasi satu hala
Komunikasi yang berlaku tanpa perlu maklumbalas.
11.5. Komunikasi dua hala
Komunikasi yang berlaku diantara dua orang atau lebih dimana maklum balas diperolehi pada masa itu juga.
12. CIRI-CIRI KOMUNIKASI ANTARA ORANG PERSEORANGAN
12.1. Kedua-dua punca/sumber dan penerima hadir sama.
12.2. Setiap pihak yang terlibat memainkan peranan sebagai punca/sumber dan penerima.
12.3. Kedua-dua pihak sama-sama menjayakan komunikasi.
12.4. Mesej yang disampaikan adalah secara lisan atau tanpa lisan.
12.5. Kedua-dua pihak saling memerlukan.
13. KEPENTINGAN KOMUNIKASI ANTARA PERSEORANGAN
13.1. Dapat memahami dan mempengaruhi antara satu sama lain.
13.2. Membina kepercayaan, kasih sayang dan kemesraan.
13.3. Membentuk perhubungan.
13.4. Mengenali diri serta mengetahui tanggapan orang lain terhadap diri kita.
13.5. Membantu orang lain memahami diri kita.
14. HALANGAN KOMUNIKASI
14.1. Fisikal - jarak, bunyi bising, tembok/halangan.
14.2. Persendirian - emosi, perkauman, prasangka, taraf dan pangkat.
14.3. Simantik - perkataan yang berbeza maknanya kepada kumpulan yang tertentu.
14.4. Taraf pelajaran / profesyen.
14.5. Bahasa yang susah difahami (penggunaan loghat daerah) serta bahasa yang tidak jelas.
14.6. Kebudayaan / norma hidup.
14.7. Kepercayaan / agama.
14.8. Keadaan alam sekitar - penggunaan kiasan.
14.9. Kutuk mengutuk.
14.10. Kelemahan mendengar.
14.11. Kesesuaian masa.
15. KEBERKESAN KOMUNIKASI
Ciri-ciri asas untuk menentukan komunikasi yang berkesan adalah berpandukan 7K seperti berikut :-
I. KEPERCAYAAN
II. KONTEKS
III. KANDUNGAN
IV. KEJELASAN
V. KEUPAYAAN PENDENGAR
VI. KAEDAH
VII. KESINAMBUNGAN
15.1. KEPERCAYAAN
Untuk menyampaikan sesuatu mesej dengan berkesan, penyampai ha ruslah memperolehi kepercayaan (kreadibiliti) dari pendengar. Prasyarat ini akan dapat menarik perhatian serta mendapat tumpuan pendengar. Keadaan ini akan membantu kelancaran penyampai maklumat dan ia juga lebih yakin dalam penyampaiannya.
15.2. KONTEKS
Mesej bagi sesuatu komunikasi itu hendaklah mempunyai kebenarannya dalam konteks tertentu.
15.3. KANDUNGAN
Kandungan sesuatu mesej itu hendaklah mempunyai makna. Makna itu lah yang akan mempengaruhi pendengar untuk bertindak.
15.4. KEJELASAN
Mesej yang dihantar seharusnya tidak mengelirukan. Di sinilah terle taknya pemilihan kata-kata atau simbol-simbol yang digunakan ketika berkomunikasi.
15.5. KEUPAYAAN PENDENGAR
Tahap keupayaan di pihak pendengar akan menentukan kekesanan ko munikasi. Kija tinggi tahap pemahaman pendengar, maka bolehlah pen yampai maklumat memilih penggunaan ayat yang sesuai dengan ilmu pendengar itu. Sebaliknya, jika rendah kemampuan pendengar, maka lebih sesuai digunakan ayat-ayat yang boleh difahami.
15.6. KAEDAH
Komunikasi dilakukan melalui beberapa saluran yang dipilih. Pemilihan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan penyampaian maklumat. Per timbangan harus dibuat juga kepada apakah kumpulan sasar serta saiznya.
15.7. KESINAMBUNGAN
Komunikasi adalah sebagai suatu proses yang berterusan. Ia memerlu kan perulangan untuk menarik perhatian. Disamping itu susunan ayat- ayat juga mestilah ada hubungkaitnya untuk melicinkan penerimaan pendengar. Malahan kesinambungan itu akan saling menguatkan fakta- fakta yang telah disebutkan.
16. LAIN-LAIN CARA MENGURANGKAN / MENGATASI HALANGAN
KOMUNIKASI
16.1. Melatih diri berfikiran terbuka dan tidak prasangka.
16.2. Melatih diri mendengar dengan berkesan (good listener).
16.3. Mesej yang hendak disampaikan mestilah jelas.
16.4. Eratkan hubungan interpersonal.
16.5. Berkomunikasi secara berdepan.
16.6. Tarikh perhatian pendengar.
16.7. Gunakan bahasa yang tepat dan mudah difahami.
16.8. Jangan guna bahasa yang berbunga-bunga.
16.9. Apabila bercakap, pastikan jarak yang sesuai dan nada suara perlu disesuaikan.
16.10. Sentiasa peka terhadap perasaan orang lain.
16.11. Latih diri mengingati nama orang lain.
16.12. Perlu diingati bahawa pujian dan penghargaan patut diberi.
16.13. Jangan lupa membelai, menyejukkan hati pendengar agar dapat mengekalkan perhubungan.
16.14. Gunakan pergerakan anggota badan misalnya “eye-contact”. Per gerakan tangan, menganggukkan kepala semasa mendengar atau bercakap tentang sesuatu topik.
16.15. Latihan diri supaya mudah didampingi dan seseorang itu seronok dan mesra dengan kita.
16.16. Tegur dan beri penghormatan kepada orang lain, misalnya ajak seseorang itu ke suatu tempat yang berasingan dari orang ramai dan beri nasihat atau teguran yang membina agar harga dirinya tidak terjejas.
16.17. Bentuk keyakinan dalam diri orang lain- tunjukkan keyakinan kepadanya.
16.18. Jangan bebankan orang lain.
16.19. Hormati pandangan orang lain.
16.20. Apabila bercakap biarlah beralas.
16.21. Jangan sesekali bocorkan rahsia orang lain.
16.22. Kepada mereka yang kurang berbakat, kita harus memberi doron gan dan teguran yang baik.
16.23. Tunjukkan yang kita mengambil berat terhadap orang lain.
17. PENUTUP
Komunikasi adalah penting dalam perhubungan awam.. Perkhidmatan yang baik tidak akan dapat dicapai sekiranya pegawai-pegawai dan kakitangan yang bertugas tidak dapat berkomunikasi dengan mesra dan berkesan. Ia menentukan keberkesanan anda melaksanakan dasar dan program kerajaan serta menentukan imej kerajaan dimana masyarakat adalah baik.
KE LAMAN UTAMA (klik)
